Työtuntien sijaan ostetaan lopputulosta
Moni palvelu tai urakka voidaan tilata usealla eri tavalla.
Yksi tapa on ostaa työtä käytetyn ajan perusteella. Urakoitsija tai asiantuntija tekee sovittua työtä ja laskuttaa siihen käyttämänsä tunnit.
Toinen vaihtoehto on määritellä etukäteen mahdollisimman tarkasti, mitä työn tuloksena pitää syntyä.
Tätä voidaan kutsua suoriteperusteiseksi hankinnaksi.
Yksinkertainen esimerkki löytyy asunnon remontista. Sen sijaan, että tilattaisiin “maalaustöitä tuntityönä”, voidaan määritellä suoritukseksi esimerkiksi tietyn huoneiston seinäpintojen maalaaminen sovitussa laajuudessa, sovituilla materiaaleilla ja määriteltyyn valmiusasteeseen.
Tilaaja ei tällöin ensisijaisesti osta urakoitsijan aikaa. Hän ostaa ennalta määritellyn lopputuloksen.
Mikä on suorite?
Suorite on ennalta määritelty työ tai lopputulos, joka voidaan tilata, hinnoitella ja todentaa valmistuneeksi.
Suorite tekee hankinnan kohteesta konkreettisen. Kun työn sisältö määritellään riittävän tarkasti jo ennen tarjouspyynnön lähettämistä, urakoitsijoiden ei tarvitse tehdä omia oletuksiaan siitä, mitä tilaukseen kuuluu.
Suoritteessa olennaista on:
Tiedetään, mitä ollaan tilaamassa.
Työn sisältö ja tavoiteltu lopputulos määritellään ennen kilpailuttamista. Näin sekä tilaajalla että tarjoajalla on yhteinen käsitys hankinnan sisällöstä.
Hyvälle suoritteelle voidaan määritellä :
Käytännön esimerkki
Ajatellaan vuokra-asuntoa, joka vapautuu pitkän vuokrasuhteen jälkeen. Asunnon seinäpinnat ovat kuluneet ja ne päätetään maalata ennen seuraavan asukkaan muuttoa.
Tilaaja voisi pyytää urakoitsijaa tekemään työn tuntityönä:
“Asunnon seinien maalaus, laskutus käytettyjen työtuntien mukaan.”
Tällöin lopullinen kustannus riippuu muun muassa siitä, kuinka paljon aikaa työhön käytetään.
Suoriteperusteisessa mallissa työ pyritään määrittelemään ennen kilpailutusta tarkemmin:
“Huoneiston maalattavien seinäpintojen suojaus ja tarvittavat pohjatyöt, seinien maalaaminen määritellyllä maalilla sekä työskentelyalueen siistiminen valmiiksi.”
Tämän jälkeen urakoitsijoilta voidaan pyytää hinta samalle määritellylle kokonaisuudelle.
Ero vaikuttaa pieneltä, mutta hankinnan näkökulmasta se on merkittävä.
Miksi suoritteiden määrittely helpottaa kilpailuttamista?
Tarjousten vertailu on vaikeaa, jos tarjoajat eivät tarjoa samaa asiaa.
Yksi urakoitsija saattaa sisällyttää tarjoukseen pohjatyöt, toinen ei. Yksi huomioi jätteiden poisviennin, toinen laskuttaa siitä myöhemmin erikseen.
Pelkkien loppusummien vertaaminen voi tällaisessa tilanteessa johtaa harhaan.
Kun tarjouspyynnön perustana on kaikille tarjoajille mahdollisimman samalla tavalla määritelty suorite, tarjoukset muuttuvat paremmin vertailukelpoisiksi.
Tilaaja pystyy arvioimaan hinnan lisäksi esimerkiksi toteutustapaa, laatua, aikataulua ja muita hankinnalle tärkeitä tekijöitä.
Suoriteperusteisuus auttaa hallitsemaan kustannuksia
Yksi suoriteperusteisen hankinnan tavoitteista on parantaa kustannusten ennakoitavuutta.
Kun työn sisältö määritellään ennen tilaamista, tilaajalla on parempi käsitys siitä, mitä tarjottu hinta sisältää.
Tämä ei tarkoita, etteikö urakassa voisi koskaan syntyä lisätöitä. Remonteissa voidaan esimerkiksi löytää rakenteita avattaessa asioita, joita ei ollut mahdollista havaita etukäteen.
Selkeä alkuperäinen määrittely kuitenkin auttaa erottamaan toisistaan tilaukseen alun perin kuuluvan työn ja aidosti myöhemmin syntyneen lisätyön.
Se vähentää epäselvyyksiä sekä tilaajan että urakoitsijan näkökulmasta.
Hyvä määrittely hyödyttää myös urakoitsijaa
Suoriteperusteisuutta ei kannata ajatella vain tilaajan keinona kontrolloida hankintaa.
Selkeä tarjouspyyntö helpottaa myös tarjoajan työtä.
Kun urakoitsija tietää tarkemmin, mitä häneltä pyydetään, hänen on helpompi arvioida työn vaatimaa aikaa, materiaaleja, kustannuksia ja riskejä.
Tarjoajan ei myöskään tarvitse käyttää yhtä paljon aikaa puutteellisen tarjouspyynnön tulkitsemiseen tai lähtötietojen selvittämiseen.
Parhaimmillaan molemmat osapuolet tietävät jo ennen sopimuksen tekemistä, mitä tehdään, mitä se maksaa ja milloin työ voidaan katsoa valmiiksi.
Suoriteperusteisuus parantaa dokumentointia
Hyvin määritelty suorite toimii myös dokumentoinnin perustana.
Kun tiedetään, mitä on tilattu, voidaan myöhemmin dokumentoida, mitä on toteutettu ja onko suorite valmistunut sovitulla tavalla.
Hankinnasta muodostuu tällöin selkeä ketju:
Tarve → suorite → tarjouspyyntö → tarjoukset → tilaus → toteutus → valmistumisen todentaminen → dokumentointi
Esimerkiksi kiinteistön korjaustöissä tieto toteutetusta työstä voidaan säilyttää myöhempää käyttöä varten. Se helpottaa kiinteistön ylläpitoa ja tulevien korjausten suunnittelua.
Soveltuuko kaikki työ suoriteperusteisesti hankittavaksi?
Kaikkia työvaiheita ei voida suoritteistaa. Urakkaan voi sisältyä esimerkiksi ennalta arvaamattomia töitä tai työvaiheita, joiden tarkkaa laajuutta ei pystytä määrittelemään ennen työn aloittamista.
Tämä ei kuitenkaan tarkoita, etteikö urakkaa kannattaisi hankkia suoriteperusteisesti.
Monissa korjaus- ja remonttiurakoissa suurin osa työstä voidaan rajata, kuvata ja hinnoitella etukäteen selkeinä suoritteina. Ne työvaiheet, joita ei voida määritellä riittävän tarkasti, voidaan sopia toteutettaviksi esimerkiksi tuntityönä tai erikseen hyväksyttävinä lisätöinä.
Näin epävarmuus rajataan vain niihin työvaiheisiin, joissa se on aidosti tarpeellista. Koko urakkaa ei tarvitse tilata avoimella tuntiveloituksella vain siksi, ettei jokaista yksityiskohtaa pystytä ennakoimaan.
Suoriteperusteisuuden ei siis tarvitse kattaa urakan jokaista työvaihetta ollakseen järkevin tapa hankkia urakka. Olennaista on määritellä etukäteen se, mikä voidaan määritellä – ja jättää joustoa sinne, missä sitä todella tarvitaan.
Missä Reko.works tulee mukaan?
Suoriteperusteisen hankinnan haaste on samalla sen keskeinen vahvuus: työ pitää määritellä riittävän hyvin ennen tarjouspyynnön lähettämistä.
Tilaajalla ei kuitenkaan aina ole aikaa laatia yksityiskohtaista tarjouspyyntöä tai valmiita tarjousasiakirjoja jokaisesta pienemmästä korjaus- ja remonttityöstä.
Reko.works on vakioituihin suoritteisiin perustuva työkalu, jonka tarkoituksena on helpottaa tätä vaihetta.
Se auttaa tilaajaa työn yksilöinnissä ja tarjouspyynnön muodostamisessa, jotta sama hankinta voidaan tarjota useammalle urakoitsijalle mahdollisimman yhdenmukaisin lähtötiedoin.
Tavoitteena on tehdä hankinnoista helpommin kilpailutettavia, vertailukelpoisempia ja paremmin dokumentoituja.
Tiivistettynä: mitä suoriteperusteinen hankinta tarkoittaa?
Perinteinen kysymys:
Kuinka monta tuntia tähän työhön käytetään?
Suoriteperusteinen kysymys:
Millainen lopputulos meidän pitää saada ja mitä sen toteuttaminen maksaa?
Suoriteperusteisuus ei poista hyvän suunnittelun, ammattitaitoisen urakoitsijan tai laadukkaan sopimisen tarvetta. Se auttaa kuitenkin tekemään jo hankinnan lähtökohdasta selkeämmän.
Kun tilaaja ja tarjoaja ymmärtävät samalla tavalla, mitä ollaan ostamassa, on myös hinnasta, laadusta ja lopputuloksesta helpompi sopia.
Haluatko nähdä, miten suoriteperusteinen hankinta toimii käytännössä?