Yksi puhelu voi muuttua kalliiksi
Urakoitsija soittaa työmaalta: seinän avaamisen jälkeen rakenteesta löytyi vaurio, jota ei voitu havaita tarkastuksessa. Työ pitäisi tehdä nyt, jotta aikataulu ei pysähdy. Tilaaja vastaa: ”Tehkää samalla.” Kuukautta myöhemmin laskulla on 1 850 euroa lisätöitä.
Lisätyö voi olla täysin aiheellinen ja hinta kohtuullinen. Silti tilaajan ja urakoitsijan muistikuvat voivat poiketa toisistaan. Sisältyikö työ alkuperäiseen urakkaan? Hyväksyttiinkö vain välttämätön korjaus vai myös laajempi parannus? Oliko 1 850 euroa sovittu hinta vai jälkikäteen laskettu toteuma?
Hyvä lisätyöprosessi vastaa kuuteen kysymykseen
Ennen työn aloittamista pitäisi kirjata, mitä havaittiin, miksi työ ei kuulu alkuperäiseen tilaukseen, mitä ehdotetaan tehtäväksi, mitä se maksaa, miten se vaikuttaa aikatauluun ja kuka hyväksyy työn. Kiireellisessä vahingontorjunnassa hyväksyntä voi seurata toisenlaista menettelyä, mutta myös silloin tapahtumat on dokumentoitava heti.
Valokuva tekee havainnosta ymmärrettävän. Viittaus alkuperäiseen suoritteeseen osoittaa, mikä osa tilauksesta muuttuu. Hinta ja aikataulu tekevät päätöksen vaikutukset näkyviksi. Aikaleimattu hyväksyntä kertoo, milloin urakoitsijalla oli lupa edetä.
Kun nämä tiedot ovat samassa paikassa, lisätyö ei jää puhelun, sähköpostin ja laskun väliseksi arvoitukseksi.
Vakioitu työ helpottaa myös poikkeaman tunnistamista
Lisätöiden hallinta alkaa jo alkuperäisen työn määrittelystä. Jos tilaus on yleisluontoinen, on vaikea ratkaista, mikä kuuluu hintaan ja mikä ei. Kun työ on määritelty vakioituna suoritteena, sen sisältö ja rajat ovat tiedossa. Silloin lisätyö voidaan tunnistaa suhteessa sovittuun kokonaisuuteen.
Vakiointi ei poista yllätyksiä seinien sisältä. Se poistaa osan tulkintaerimielisyyksistä. Molemmat osapuolet näkevät, mitä perushintaan sisältyy ja mistä poikkeamasta nyt päätetään.
Hyväksyntä ennen kustannusta
Toimivan järjestyksen pitäisi olla yksinkertainen: urakoitsija kirjaa havainnon, liittää kuvat ja perustelun, valitsee tai ehdottaa tarvittavan suoritteen sekä ilmoittaa hinnan. Tilaaja hyväksyy tai hylkää ehdotuksen. Hyväksytty työ lisätään tilaukseen, kustannusseurantaan ja myöhemmin laskulle.
Reko.worksin toimintamallissa lisätyöstä syntyy samalla päätösloki ja suoritehistoria. Tavoitteena on, että vielä kahden vuoden kuluttua voidaan nähdä, mitä tilattiin, miksi se oli lisätyö, kuka sen hyväksyi ja miten kustannus muodostui.
Lisätyö ei siis ole prosessin epäonnistuminen. Epäonnistuminen on se, jos tarpeellinen päätös ei jätä jälkeensä yhteisesti ymmärrettävää dokumentaatiota.
Kun seuraava lisätyöpyyntö tulee, tarkista kuusi asiaa:
1) havainto,
2) rajaus,
3) ratkaisu
4) hinta
5) aikataulu ja
6) hyväksyjä.