Remontti alkaa ennen ensimmäistä tarjousta
Asunto vapautuu maanantaina. Kiinteistöpäällikkö tai tarkastaja käy paikalla, ottaa kuvat ja kirjaa korjaustarpeet. Sen jälkeen laaditaan työkuvaus, etsitään sopivat urakoitsijat, lähetetään tarjouspyynnöt ja vastataan tarkentaviin kysymyksiin. Jos tarjouksia ei kuulu, niiden perään soitetaan.
Kun tarjoukset saapuvat, niitä ei välttämättä voi verrata suoraan. Yhdeltä pyydetään täsmennys, toiselta puuttuva erittely ja kolmannelta vahvistus aikataulusta. Tämän jälkeen tehdään tilaus, sovitaan avainten luovutus, käsitellään mahdolliset lisätyöt, vastaanotetaan työ ja tarkastetaan lasku.
Yksittäinen vaihe ei vaikuta suurelta. Koko ketju voi silti viedä useita työtunteja ja jakautua monelle päivälle. Silloin kustannus ei ole vain työntekijän tuntihinta. Se on myös keskeytysten, odottamisen ja hajallaan olevan tiedon kustannus.
Tyhjä kuukausi on osa hankintakustannusta
Vuokra-asunnossa aika on poikkeuksellisen konkreettinen kustannus. Jos tarjouspyyntöprosessiin menee viikko, se voi tarkoittaa kuukauden vuokramenetystä vuokranantajalle.
Nopeutta ei silti pidä ostaa laadun kustannuksella. Puutteellinen tilaus voi johtaa lisätöihin, aikataulun venymiseen tai korjauskierrokseen vastaanotossa. Olennaista on poistaa prosessista sellainen hallinnollinen työ, joka ei paranna lopputulosta: samojen kohdetietojen kopiointi, vakiotekstien kirjoittaminen uudelleen, irrallisten liitteiden metsästäminen ja hintojen käsin siirtäminen vertailutaulukkoon.
Laske koko prosessi, älä vain tarjouspyyntöä
Kilpailuttamisen todellista kustannusta voi arvioida kirjaamalla yhteen tarkastukseen, tarjouspyyntöön, tarjoajien yhteydenpitoon, vertailuun, tilaukseen, lisätöihin, vastaanottoon ja arkistointiin käytetty aika. Kun tuntimäärä kerrotaan työn todellisella kustannuksella ja siihen lisätään mahdolliset tyhjäkäyntipäivät, prosessin hinta muuttuu näkyväksi.
Laskelma kannattaa tehdä esimerkiksi kymmenestä toteutuneesta remontista. Samalla nähdään, missä vaiheessa aika todella kuluu. Yhdessä yhtiössä pullonkaula voi olla työkuvausten laatiminen, toisessa tarjousten saaminen ja kolmannessa lisätöiden hyväksyminen.
Sama tieto pitäisi syöttää vain kerran
Rakenteisessa prosessissa kohteen perustiedot, valitut suoritteet, valokuvat ja aikataulu muodostavat tarjouspyynnön. Sama tieto siirtyy hyväksytystä tarjouksesta tilaukseen, työkortille, vastaanottoon ja arkistoon ilman uutta käsin kirjoittamista.
Tätä Reko.works tavoittelee: tarkastuksessa tehdyt valinnat muodostavat valmiin tarjouspyynnön, tarjoukset saadaan samaan rakenteeseen ja hyväksytty kokonaisuus jatkaa työn toteutukseen. Kiinteistöpäällikön aikaa ei pitäisi käyttää prosessin rakentamiseen uudelleen jokaisessa asunnossa.
Tehokas kilpailutus ei tarkoita kilpailutuksesta luopumista. Se tarkoittaa, että kilpailutus vie vähemmän aikaa kuin sähköposti- ja Excel-ketju, mutta tuottaa samalla paremman jäljen siitä, mitä tilattiin ja millä perusteella.
| Käytännön askel: Oletko selvittänyt omien kilpailutusprosessienne todellisen ajankäytön? Mittaa kymmenen seuraavan huoneistoremontin hallinnolliset työvaiheet. Reko.worksin tavoitteena on lyhentää juuri tätä ketjua. |
Onko sinulla remontti tai muu hankinta tulossa?
Katso käytännössä, miten Reko.works auttaa muodostamaan tarjouspyynnön ja kilpailuttamaan työn.