Remontista jää usein vain loppusumma
Kun korjauksen tiedot hajautuvat sähköposteihin, verkkolevylle, laskutusjärjestelmään, valokuviin ja työntekijöiden omiin kansioihin, kokonaiskuva häviää nopeasti. Viiden vuoden päästä saatetaan löytää lasku ja ehkä tarjous, mutta ei välttämättä hyväksyttyjä lisätöitä, vastaanoton kuvia tai tietoa asennetusta materiaalista.
Ongelma näkyy seuraavan remontin yhteydessä. Tilaaja ei pysty hyödyntämään aiempaa työmäärää tai hintaa, koska ei tiedä, ovatko työt aidosti vertailukelpoisia. Takuutilanteessa joudutaan selvittämään, kuka teki työn ja mitä laatuvaatimuksia sovellettiin. Myös urakoitsijan vaihtuminen tai henkilöstömuutos voi katkaista tiedon kulun.
Tiedon pitäisi kulkea työn mukana
Hyvässä prosessissa tieto syntyy vain kerran. Tarkastuksessa kirjattu kohde, korjaustarve, valitut suoritteet ja valokuvat muodostavat tarjouspyynnön. Hyväksytty tarjous muodostaa tilauksen. Tilaus ohjaa työkorttia, omavalvontaa ja vastaanottoa. Toteutuneet suoritteet, lisätyöt, hyväksynnät ja kuvat arkistoituvat samalle kohteelle.
Tällöin arkisto ei ole erillinen loppuvaiheen tehtävä. Se syntyy prosessin aikana. Jokaisella tiedolla on kohde, tekijä, ajankohta ja yhteys tilaukseen.
Rakenteinen tieto on hakukelpoista tietoa
Pelkkä PDF kertoo ihmiselle paljon, jos oikea tiedosto löytyy. Rakenteinen tieto mahdollistaa enemmän. Jos seinien maalaus, laminaatin vaihto ja keittiökaappien ovien uusiminen tallentuvat omina suoritteinaan, yhtiö voi myöhemmin hakea kaikki vastaavat työt, vertailla hintoja ja tarkastella poikkeamia.
Samalla voidaan kysyä käytännöllisiä kysymyksiä: kuinka usein tietty lattiamateriaali on jouduttu vaihtamaan, kenen urakoissa vastaanottopuutteita esiintyy, kuinka suuri lisätöiden osuus on ja kuinka kauan eri remonttikokonaisuudet kestävät.
Dokumentointi muuttuu passiivisesta arkistosta johtamisen tiedoksi.
Remontin pitää tuottaa kaksi lopputulosta
Ensimmäinen lopputulos on kunnossa oleva asunto. Toinen on luotettava tieto siitä, mitä asunnossa tehtiin. Ilman jälkimmäistä jokainen uusi remontti alkaa osittain alusta.
Reko.worksin toimintamallissa sama tieto kulkee tarjouspyynnöstä tarjoukseen, tilaukseen, työn toteutukseen, vastaanottoon, laskutukseen ja arkistoon. Tavoitteena on, että jokainen urakka kasvattaa organisaation tietopääomaa ja parantaa seuraavien töiden hinta-arvioita, aikatauluja, laatua ja määrittelyä.
Remontin dokumentointi ei ole vain todistusaineisto mahdollisen riidan varalle. Se on lähtötieto seuraavaa päätöstä varten.
| Käytännön askel: Valitse yksi viisi vuotta sitten remontoitu asunto ja kokeile, löydätkö kymmenessä minuutissa työn sisällön, hinnat, tekijän, lisätyöt ja vastaanottokuvat. Jos et, ongelma ei ole yksittäinen tiedosto vaan prosessi. |
Miten laminaatin vaihto voi maksaa 228 euroa neliöltä?
Onko sinulla remontti tai muu hankinta tulossa?
Katso käytännössä, miten Reko.works auttaa muodostamaan tarjouspyynnön ja kilpailuttamaan työn.