Sama otsikko, eri sisältö
Vuokrataloyhtiö pyytää kolmelta urakoitsijalta tarjouksen vapautuneen asunnon pintaremontista. Ensimmäinen tarjous on 6 800 euroa, toinen 7 400 euroa ja kolmas 8 100 euroa. Hintaero näyttää selvältä. Todellisuudessa tarjousten sisältö voi olla kaikkea muuta kuin selvä.
Yksi urakoitsija on sisällyttänyt hintaan lattioiden suojauksen, kalusteiden irrotuksen, seinien pesun, tasoitukset ja loppusiivouksen. Toinen on varannut tasoitustöihin vain muutaman tunnin. Kolmas laskuttaa suojaukset ja jätteenkäsittelyn erikseen. Kaikki ovat voineet vastata tarjouspyyntöön vilpittömästi, mutta kukin on hinnoitellut hieman eri työn.
Kun työn sisältö jää tulkinnanvaraiseksi, halvin tarjous voi kallistua työn aikana. Samalla urakoitsija joutuu lisäämään hintaan riskivarausta sellaisten työvaiheiden varalta, joita tarjouspyynnössä ei ole kuvattu riittävän täsmällisesti.
Vertailukelpoisuus syntyy ennen tarjouspyynnön lähettämistä
Tarjousvertailu ei korjaa epäselvää tarjouspyyntöä. Exceliin voidaan kyllä sijoittaa hinnat rinnakkain, mutta taulukko ei kerro, sisältyykö jokaiseen hintaan sama työ, sama laatutaso ja sama vastuunjako.
Vertailukelpoisuuden perusta on vakioitu suorite: ennalta määritelty työpaketti, jonka sisältö, rajaukset ja laatuvaatimukset ovat kaikille tarjoajille samat. Esimerkiksi seinäpintojen kunnostus ja maalaus ei silloin tarkoita vain maalin levittämistä. Suoritteeseen voidaan lukita tarvittavat suojaukset, pesu, paikkaukset, hionta, maalauskerrat, tarkastus ja siivous.
Urakoitsija hinnoittelee yhden selkeästi määritellyn kokonaisuuden. Tilaajan ei tarvitse vertailla kahdeksaa erillistä työvaihetta eikä arvailla, mitä on jätetty tarjouksen ulkopuolelle.
Vaikka kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa, tämä kuva kaipaa vähän selitystä siitä, mitä ollaan oikein ostamassa.
Poikkeamat pitää tehdä näkyviksi
Vakiointi ei tarkoita, että kaikki asunnot olisivat samanlaisia. Korjausrakentamisessa lähtötilanteet vaihtelevat väistämättä. Vakioinnin tarkoitus on luoda yhteinen lähtötaso, josta poikkeamat voidaan tunnistaa ja hinnoitella erikseen.
Jos seinässä on tavallista laajempi vaurio, urakoitsijan pitää voida osoittaa havainto kuvalla, kertoa miksi työ ei sisälly vakiosuoritteeseen ja esittää lisätyölle hinta ennen työn aloittamista. Näin poikkeama ei huku yleiseen urakkahintaan eikä ilmesty yllätyksenä loppulaskulle.
Hyvä tarjouspyyntö vastaa vähintään neljään kysymykseen: mitä tehdään, kuinka paljon tehdään, millä laatutasolla työ tehdään ja mitä hinta sisältää. Kun vastaukset ovat samoja kaikille tarjoajille, hinta alkaa viimein tarkoittaa sitä, mitä tilaaja luulee sen tarkoittavan.
Kilpailutuksen tärkein työ tehdään ennen tarjouksia
Reko.worksin ajatus on muuttaa toistuvat korjaustyöt vakioiduksi Suoritteiksi. Tilaaja valitsee kohteeseen tarvittavat suoritteet, urakoitsijat hinnoittelevat saman sisällön ja mahdolliset poikkeamat käsitellään erillisinä. Tavoitteena ei ole vain saada kolme tarjousta, vaan saada kolme vertailukelpoista tarjousta.
Halvin hinta on hyödyllinen tieto vasta, kun tiedetään, että kaikki ovat hinnoitelleet saman työn.
Tunnistatko omista kilpailutuksistasi tilanteen, jossa halvin tarjous ei lopulta ollut halvin?
Reko.works kehittää käytännön työkalua vuokrataloyhtiöiden korjaustöiden yhdenmukaiseen määrittelyyn, kilpailuttamiseen ja dokumentointiin.
